KI-Strategie entwickeln: Ein Fahrplan in sechs Schritten

1. Ziele und Engpässe klären

Starte nicht mit der Frage „Was kann KI?“, sondern mit „Was hält uns gerade auf?“. Typische Antworten im Mittelstand: Fachkräfte fehlen, Angebote dauern zu lange, Wissen steckt in wenigen Köpfen, Produktdaten sind lückenhaft, das Marketing kommt mit Formaten und Kanälen nicht hinterher.

Formuliere zwei bis drei Ziele, die sich messen lassen. „Angebote innerhalb von 24 Stunden statt drei Tagen“ ist besser als „effizienter werden“.

2. Prozesse inventarisieren

Sammle mit den Bereichsleitungen die Abläufe, die viel Zeit kosten. Für jeden Prozess notierst du: Wie oft kommt er vor? Wie lange dauert er? Welche Systeme und Daten sind beteiligt? Wo gibt es Medienbrüche – also Stellen, an denen Menschen Informationen von einem System ins andere tragen?

Diese Medienbrüche sind die besten Fundstellen für KI.

3. Use Cases bewerten

Bewerte jeden Kandidaten auf einer einfachen Skala von 1 bis 5:

Die besten ersten Projekte haben hohen Nutzen, hohe Machbarkeit und überschaubares Risiko. Spektakuläre Ideen mit unklarer Datenlage kommen später.

4. Ziel-Architektur skizzieren

Bevor jeder Bereich sein eigenes Tool kauft: Lege fest, welche Bausteine ihr gemeinsam nutzt. Typisch sind ein KI-Assistent für alle, eine Plattform für Workflows und Agenten, ein oder zwei Modellanbieter mit Unternehmensvertrag und klare Schnittstellen zu ERP, CRM, PIM oder DAM.

Das muss kein Architekturdiagramm mit hundert Kästen sein. Eine Seite, die zeigt, was wohin gehört, verhindert viel Wildwuchs.

5. Leitplanken setzen

• KI-Richtlinie: Welche Tools sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, was ist tabu?
• Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Löschkonzepte.
• EU AI Act: Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sorgen. Je nach Anwendungsfall kommen Transparenz- und Dokumentationspflichten hinzu.
• Mitbestimmung: Wenn es einen Betriebsrat gibt, früh einbinden. Das spart später Monate.

6. Roadmap und erster Schritt

Verteile die bewerteten Use Cases auf vier Quartale. Im ersten Quartal steht ein Pilot mit klarer Messgröße, parallel dazu Schulung und Richtlinie. Danach skaliert ihr, was funktioniert, und nehmt die nächsten Kandidaten dazu.

Wichtig ist eine Person, die das Thema treibt – nicht als Nebenaufgabe zwischen zwei Meetings, sondern mit Zeit und Mandat der Geschäftsführung.

Typische Fehler

• Mit dem Tool anfangen statt mit dem Problem.
• Zu viele Piloten gleichzeitig, keiner wird fertig.
• Keine Messung vorher – dann lässt sich der Erfolg nachher nicht belegen.
• Die IT erst einbinden, wenn die Fachabteilung schon Lizenzen gekauft hat.

Wenn du die Strategie nicht allein entwickeln willst: Ich begleite dich dabei in vier bis sechs Wochen. Mehr unter KI-Strategie. Einen schnelleren Einstieg bietet der KI-Readiness-Check.